HomeMaak Hetverschil Na Livegang Met Functioneel Beheer

Blog: Maak hét verschil na livegang

De champagne is net ontkurkt: de nieuwe software is live. Ik kan me goed voorstellen dat dit voelt als de finish, maar in werkelijkheid is het vooral het startschot. Pas in de dagelijkse praktijk wordt duidelijk wat de impact van de nieuwe applicatie is voor gebruikers. Processen blijken net anders te lopen, wensen die tijdens de inrichting zijn geparkeerd komen terug, en gebruikers krijgen steeds beter onder woorden wat hen helpt in hun dagelijks werk, of juist belemmert.

Juist in deze fase speelt beheer een cruciale rol. Niet alleen als schakel tussen IT en business, maar als hoeder van gebruikersadoptie, continuïteit en optimalisatie. Door feedback serieus te nemen en hier planmatig mee om te gaan, voorkom je frustratie en zorg je tegelijkertijd dat de investering in software daadwerkelijk rendeert.

Maar hoe richt je functioneel beheer zo in dat het waarde toevoegt? Hieronder vijf praktische tips.

1. Pak het momentum

De eerste weken na livegang zijn goud waard. Gebruikers zijn actief, betrokken en hebben concrete feedback. Wacht je te lang, dan ebt die energie weg en ontstaat het gevoel dat “melden toch geen zin heeft”.

👉 Tip: organiseer direct na livegang vaste feedbackmomenten, bijvoorbeeld via inloopsessies, korte enquêtes of key users. Benoem expliciet dat dit hét moment is om ervaringen te delen.

2. Maak het belangrijk en stel centraal

Functioneel beheer is geen bijrol. Zonder duidelijke rol, mandaat en verantwoordelijkheden verzandt het al snel in ad-hoc brandjes blussen. Terwijl de kracht juist zit in regie en prioritering.

👉 Tip: leg vast:

wie eigenaar is van het functioneel beheer
welke beslissingen daar genomen mogen worden
hoe de samenwerking met IT, leveranciers en business verloopt

Zo weten gebruikers waar ze terechtkunnen en worden verwachtingen helder gemanaged.

3. Planmatig werken

Na livegang ontstaat vaak een lange lijst met verbetervoorstellen. Zonder structuur en duidelijke communicatie leidt dit tot frustratie: sommige wensen verdwijnen in de la, andere worden via omwegen toch opgepakt.

👉 Tip: richt een eenvoudige maar transparante werkwijze in:

inventariseren en clusteren van wensen
prioriteren op basis van waarde, impact en haalbaarheid
communiceren wat wanneer wordt opgepakt (en waarom)

Niet elke wens hoeft direct gerealiseerd te worden, maar verdient wel een serieus antwoord.

4. Prachtig proces en dan… “krekelgeluiden”

Goede software werkt pas als mensen er goed mee kunnen werken. Functioneel beheer is bij uitstek de partij die ziet waar gebruikers vastlopen en waar extra uitleg of aanpassing nodig is.

👉 Tip: combineer beheer met:

korte instructies of kennissessies
praktische handleidingen of FAQ’s
signalering van terugkerende gebruikersvragen

Zo vergroot je niet alleen de adoptie, maar ook het vertrouwen in de organisatie: In de gang hoor je iemand in de verte zeggen: “er wordt naar ons geluisterd”.

5. Sluit de feedbackloop

Niets is zo funest voor betrokkenheid als feedback waar nooit iets mee gebeurt – of waarvan het resultaat onzichtbaar blijft.

👉 Tip: communiceer actief over verbeteringen:

“Deze aanpassing is gedaan naar aanleiding van gebruikersfeedback”
“Deze wens staat gepland voor Q2”
“Deze wijziging doen we niet, en dit is waarom”

Transparantie zorgt voor draagvlak, zelfs als niet elke wens wordt ingewilligd.

Aan de slag!

Functioneel beheer is geen sluitpost na livegang, maar een strategische factor voor succes. Juist wanneer de praktijk spreekt ligt de kans om software beter te laten aansluiten op de organisatie en om gebruikers mee te nemen in de verandering.

Wil je meer weten over het zelf organiseren en inbedden van functioneel beheer in je organisatie, of uitbesteden? Neem dan eens contact met ons op.

Nick Praas
Consultant